A rivelarlo uno studio di Jabra in un sondaggio effettuato a maggio 2015 su 2.449 lavoratori di età compresa tra i 18 e i 65 anni provenienti da USA, UK, Francia, Germania, Russia, Giappone, Cina, Danimarca, Svezia e Norvegia, come parte dell’iniziativa di Jabra “Nuovi modi di lavorare”.
Jabra, leader nella produzione di soluzioni innovative per l’audio e la comunicazione mobile, comunica i risultati dell’indagine “Produttività in ufficio: le nuove sfide”. Lo studio rivela i paradossi delle aziende che, se da una parte cercano di creare ambienti di lavoro produttivi, dall’altra sottovalutano la presenza di distrazioni all’interno dei team, riunioni poco organizzate e tecnologia limitata a disposizione. I lavoratori lottano continuamente contro diverse situazioni che invece che supportarli, li intralciano e ne inficiano il lavoro. Tra queste: riunioni improduttive o mal organizzate, strumenti tecnologici poco user friendly e ambienti rumorosi che non favoriscono la concentrazione.
In particolare:
Il 36% degli intervistati ritiene che le riunioni di lavoro diminuiscano la produttività.
Il 46% pensa che i rumori siano la cosa che più distrae in assoluto in ufficio.
Il 28% è irritato dalle troppe mail, anche se per risolvere un problema il 78% preferisce mandarne una piuttosto che telefonare.
Lo studio condotto da Jabra rivela il fallimento delle aziende nell’organizzare il tempo effettivo di collaborazione dei lavoratori. Più della metà (il 51%) concorda che le riunioni senza una guida o un programma specifico servono solo a perdere tempo, il 32%lamenta una mancanza di spirito decisionale, il 31% sottolinea la mancanza di approfondimenti, il 26% una mancanza di preparazione, e il 25% i ritardi.
In un luogo deputato alle videoconferenze, alcuni dei motivi di irritazione maggiore sono il suono, spesso qualitativamente mediocre, fastidiosi rumori di fondo e i problemi di connessione.
Oltre a essere frustranti per i lavoratori, questi ostacoli sono anche i più frequenti. E c’è un paradosso: la maggior parte di loro vuole partecipare comunque alle riunioni, perché ritengono che possano essere utili, anche se contemporaneamente il 36%lamenta una diminuzione del rendimento personale a seguito di esse, forse proprio per l’incapacità di renderle davvero proficue.
Anche il tempo speso alla scrivania è fondamentale: i lavoratori occupano la maggior parte del loro tempo dietro il proprio desk, con oltre il 66% delle attività settimanali (6 volte di più delle riunioni), e quindi questo si rivela il luogo in cui la maggior parte della produttività aumenta o diminuisce.
Anche alla scrivania le distrazioni sono sempre in agguato: le più comuni sono i rumori (46%), le interruzioni dei colleghi (43%) e il numero delle mail (28%).
Gli intervistati ritengono che dovrebbero essere maggiormente controllati i fattori ambientali, come temperatura, qualità dell’aria e mancanza di privacy. Ripensare, quindi, a un ambiente di lavoro adatto potrebbe eliminare molti problemi che influenzano negativamente la produttività.
Holger Reisinger, Senior Vice President di Jabra, commenta così i risultati dell’indagine: “La produttività è fondamentale per il successo e per restare competitivi. Ogni risorsa impiegata dovrebbe sfruttare ogni sua qualità e le sue migliori capacità a vantaggio dell’azienda, con processi e strumenti adatti a far sì che ciò accada. Nonostante molte aziende abbiano progettato spazi di lavoro per migliorare la cooperazione e investito nella tecnologia per rendere riunioni o call più semplici e user friendly, questo approccio non apporta il beneficio sperato. I manager hanno quindi bisogno di rivalutare le necessità dei loro lavoratori per assicurare la produttività del business.”
LA CHIAVE È LA TECNOLOGIA
Lo studio sottolinea anche che una scarsa produttività incide sulla capacità di attrarre e trattenere il personale, così come le distrazioni sul posto di lavoro incidono in maniera significativa sull’equilibrio vita-lavoro.
Oggi una parte importante dei lavoratori specializzati è in difficoltà a completare le proprie mansioni entro la fine della giornata, ben il 36% le termina fuori dall’orario di lavoro.
Per facilitare i dipendenti e velocizzare alcuni processi, spesso si ricorre a dispositivi tecnologici come lavagne digitali, speakerphone, o programmi di project management, mappe mentali o brainstorming.
Eppure l’utilizzo di questi strumenti è spesso controproducente, si pensi al tempo medio necessario per organizzare una riunione o una “semplice” conference call: il 25% di queste inizia in ritardo a causa di problemi tecnici, e di conseguenza si perdono in media più di due minuti e mezzo a riunione. A seconda del numero dei partecipanti il tempo perso – e quindi il costo - può aumentare.
Il 71% delle riunioni si svolge in un solo luogo, mentre il 29% prevede più sedi, e dunque l’ausilio della tecnologia è fondamentale. Ma spesso i lavoratori stessi faticano a utilizzarla, e il 50% dichiara di riscontrare a causa di ciò disagi significativi e irritanti.
Conclude Reisinger: “La vera sfida è quella di saper creare un equilibrio tra collaborazione e concentrazione. Finora sono stati fatti grandi passi per favorire maggior interazione e comunicazione tra i lavoratori, ma bisogna proseguire in questa direzione affinché non si perda tempo nell’utilizzo di supporti tecnologici inefficaci. Ecco perché uno spazio di lavoro consono che si adatti all’individuo, alla sua specificità e al suo ruolo è la nuova strada che un ambiente lavorativo realmente produttivo deve percorrere.
SUL REPORT DELLA "PRODUTTIVITÀ IN UFFICIO"
La “produttività in ufficio” è un sondaggio effettuato a maggio 2015 su 2.449 lavoratori di età compresa tra i 18 e i 65 anni provenienti da USA, UK, Francia, Germania, Russia, Giappone, Cina, Danimarca, Svezia e Norvegia, come parte dell’iniziativa di Jabra “Nuovi modi di lavorare”.
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